Bilgi işlem sistemlerinin ikamesi kadar sürekliliğinin sağlanması, offline kalış sürelerinin en azda tutulabilmesi temel ihtiyaçlardan birisidir.

Kurumların sahip oldukları teknik cihaz parklarının her parçası önemli olmakla beraber en önemli ve kritik görev yapan sistemlerin tespit edilmesi ve bakım onarım planlamalarının doğru olarak yapılması sağlanmalıdır. Örneğin bir işyerinde mevcut masaüstü sistemlerin arıza halinde 24 saat içinde müdahale edilme zamanı kabul edilebilir, çok gerekli olduğunda kolayca benzer bir sistem yerine konuşlanabilir. Ancak arıza yapan aynı işyerinin server (sunucu) bilgisayarı olduğunda 24 saat içinde müdahale kabul edilemeyecek kadar geç olacaktır. Bazen dakikalar dahi hayati öneme sahiptir.

Bakım onarım giderleri; verilen hizmetin zamanlamasına, parça dahil-hariç olmasına, ihtiyaç duyulan personel yapısına, ulaşım imkanlarına v.b. göre değişecektir. Kurumların öncelikle teknik cihaz sistemlerinin envanterini tam olarak çıkarıp önem ve ihtiyaç gruplamasını yapmaları ve hizmet tedarik şekline karar vermeleri gerekmektedir. Kamuda bu işlemlerin genel adı teknik şartname hazırlığıdır.

Bazı durumlarda kaçınılmaz olarak bakım-onarım hizmetlerininde sistemi tedarik eden firmalar tarafından verilmesi gereklidir. PC v.b. sistemler için ise alternatif seçenekler daha fazla olmaktadır. Kişisel tavsiyem zorunlu olan sistemlerin dışında benzer sistemlerin tamamını bir çatı altında toplayıp tek bir firma ile sözleşme yapılmasıdır. Muhatap olunan firma sayısının fazla olmasının bir çok sakıncası olmaktadır.

Dr. Lütfi Kırdar Kartal Eğitim ve Araştırma Hastanesinde, şartlara göre değişen şekillerde bakım onarım sözleşmeleri için hazırlık ve hizmetin takibini yaptım.

Bakım Onarım Hizmetlerini organize ettiğim donanım sistemleri:

• Server tipte Bilgisayar Sistemleri ( Unix, Linux ve Windows platformları),
• PC (Kişisel Bilgisayar), Laptop, Notebook tipte standart bilgisayarlar,
• Nokta vuruşlu,Laser, Mürekkep Püskürtmeli, Barkod yazıcılar,
• Network sistemleri (aktif ve pasif tüm bileşenler),
• UPS ( Kesintisiz Güç Kaynağı) sistemleri,
• Sayısal Telefon Santrali,
• Klima sistemleri,

2006 yılı Temmuz ayında başlatılan “Ayaktan Hastalar için Vakabaşı Paket Uygulaması” kapsamında hastaların maliyetlerine bakılmaksızın branşlara göre ortalama 40 YTL civarında olan ödeme tutarlarının eğitim hastaneleri giderleri dikkate alındığında meydana gelen sıkıntıyı nasıl azaltabiliriz? Sorusuna makul cevap arayışına girdiğimizde ortaya çıkan çözüm yollarından birisi de “Sağlık Kuruluşları Arasında Tetkik Paylaşımı Projesi” olmuştur.

İstanbul bölgesi pilot alınarak çalışma yapıldıktan sonra bu projenin genişletilerek “Ulusal Tetkik Paylaşımı Projesi“ne dönüşebileceği öngörülmüştür.

Proje 2006 yılında İstanbul İl Sağlık Müdürlüğü ve ardından Sağlık Bakanlığı Bilgi İşlem Daire Başkanlığı ile paylaşılmıştır. Kamuya açık sunumu ilk defa “V. Sağlık Yöneticileri Derneği Kongresi“nde “Sağlıkta Yeni Projeler” oturumunda yapılmıştır.

Sunumu görmek için tıklayınız: TETKIK_SYD_07

Hastaların ayrım gözetmeden en ideal şartlarda hizmet alması tüm sağlık kuruluşlarının temel hedeflerindendir. Bölgesinde lider hastane olan Kartal Eğitim ve Araştırma Hastanesi özellikle SSK hastanelerinin Sağlık Bakanlığına devredilmesinden sonra yoğun hasta talebi ile karşılaşmıştır.

Önce, hastalarımızı yormadan ve düzenli bir şekilde hizmet almalarını sağlamak için hastane genelindeki tüm polikliniklerde sıramatik sistem projesi hazırladık. Sistemin bilgisayar destekli, esnek mimaride,kolay yönetilebilir, her şekilde raporlanabilir olmasını esas aldık. Yapılan ihale sonucu başta yeni poliklinik binası olmak üzere tüm hizmet binalarında, toplam 10 bilgisayar destekli sıramatik sistem kuruldu ve çalışmaya başlandı.

Randevu sisteminin devreye alınması ile birlikte; randevusuna gelen hastaların içeriye alınmalarını daha da kolaylaştırmak için sistemin kullanımına devam edilmektedir. Zorunlu nedenlerle randevulu çalışamayan birimlerde ise sistem normal olarak kullanılmaya devam etmektedir.

Aynı proje içinde poliklinik binasının 4 katında birer tane 106 Ekran LCD TV sistemi bilgisayar destekli olarak kuruldu. Bu sistem sayesinde hastalarımıza tanıtım filmleri, güncel duyurular, bilgiler, uyarılar, sağlık eğitimi içeren gösterimler yapılmaya başlandı.

Bilgi İşlem Sistem odasının hastanede sadece 1 tane olması ve yedek sistemlerin bulunmaması önemli bir güvenlik ve performans sorunu kaynağı olmaktadır. Hastanenin artan sistem ihtiyacını karşılayan, 1.sistem odasının devre dışı kaldığı durumlarda hizmetin kesintisiz ve data kayıpsız devamını sağlayan bir sistem tasarladım.

Projeden Beklenen Temel Görevler:

Olağanüstü Durum Merkezinin kurulması: Bilgi İşlem sistem odası hastanenin ilk hizmet binası olan idari blokta bulunmaktadır. Deprem, yangın, sel, sabotaj gibi sistem odasını devre dışı bırakacak hallerde eşzamanlı (realtime) olarak devreye girecek alternatif sistem odasının kurulmasıdır. Hastane idaresi, kampus içinde uygun bir oda tahsisedecektir. Bu oda ODM (Olağanüstü Durum Merkezi, Dizaster Recovery Center) olarak yeniden dizayn edilecektir.

Alternatif Network Omurgasının kurulması: ODM olarak tahsis edilen odayı merkez alan 2. bir Fiber Optik network omurgasının kurulmasıdır. Ana sistem odasında yer alan şase switch’in aynısından bir tane de ODM’de kurulacaktır. Birbirine uyumlu olan sistemler ortak şekilde yönetilecek ve bir sorun olduğunda görevi alternatif şase switch alacaktır. Alternatif omurga için ODM’de kurulacak şase switch’den idarenin belirlediği 12 kenar switch noktasına Fiber Optik hat çekilerek gerekli bağlantılar yapılacaktır. Ana network yapısının çökmesi halinde yedek omurga otomatik olarak devreye girecektir.

Araştırma/Sorgulama Amaçlı Server ve Veritabanı kurulması: ODM ‘de kurulacak alternatif server sistemi normal zamanlar için şu görevi de yürütecektir: Hastane yazılımı tarafından kayıt altına alınan datalar ODM server’ı tarafından kullanılan disk ünitesinde ayrı bir bölüme 2 saat gecikmeli yedeklenecektir. Hastane yazılımında yapılacak geçmişe yönelik her türlü araştırma, sorgulama, tıbbi araştırma v.b. çalışmalar ODM server üzerindeki yedek datalar üzerinde çalışacaktır. Böylece ana merkezde bulunan sistemlerin günlük çalışma performanslarının yükseltilmesi, büyük çapta sorgu v.b. istekler yüzünden hizmetin aksamaması sağlanacaktır.

Kurumsal Yedekleme Politikasının Kurulması ve Uygulanması: Hizmetin gereği olarak bütün datalar ana hastane yazılımı ve bağlı sistemlerde değildir. Farklı amaçlar için kurulan ve farklı yapıda datalar barındıran bir çok uygulama sunucusu mevcuttur. Bu sunucuların güvenli ve sürekli olarak yedeklenmesi, gerektiğinde tekrar kurulabilecek yapıda kontrol altına alınması ana amaçtır. Bu nedenle yedekleme ihtiyacının hepsini karşılayacak bir mimari kurulacaktır. Hastane yazılımının datalarını, uygulama sunucularının işletim sistemleri ve datalarını hastane idaresince benimsenen politika esaslarına göre otomatik olarak sağlayacak yazılım ve donanım yapısı kurulacaktır.

Bilgi İşlem Merkez Sistemlerinin Uyarlanması: Halen çalışan Server ve Storage sistemlerinin ODM ile uyumlu çalışması, mevcut kaynaklarının ve performanslarının iyileştirilmesi, yedekleme politikasına uyumlu hale getirilmesi, uygun olmayan ve verimlilik/maliyet/performans değerlemelerine göre zayıf kalan sistemlerin ayıklanması yapılacaktır. Ana sistemin ve ODM’nin tam entegre edilmesi, çalışan yazılımlardan en yüksek verimin alınması ve güvenlikten taviz verilmemesi temel amaç olacaktır.

Bilgi işlem sistemleri işletme ve kurumların fonksiyonlarını yerine getirmek için kullandıkları en önemli enstrümanlardan birisidir. Bilgi işlem kültürünün yerleşikliği ve yapılan yatırımların işletme cirosuna oranı ile personelin bu enstrümanları kullanabilme seviyesi kurumun gelişmişliği ile doğru orantılıdır. Günümüzde bu altyapı olmaksızın bir çok faaliyetin yapılması imkansız hale gelmiştir. Küçük bir örnek; Bankalar arası kredi kartı kullanım merkezinin devre dışı kalması bir yana; bir kaç dakikalık hizmet kesintisi bile astronomik zararlara neden olacaktır. Ticaret fiilen kesintiye uğrayacaktır.

Hastanede göreve başladığım sırada kullanılan PC ve Server sayısı 35-40 civarında idi. İlk zamanlar yeni ihtiyaçların giderilmesi için parça alımı ve hastanede toplama yoluna gittik. Zamanla, sistemlerin sayıca artması ve belirli bir kalite & güvenlik seviyesini sağlamak için endüstri standartlarında üretilmiş, noname olmayan sistemlerin temin edilmesi için çalışmalar yaptık. Zaten Sağlık Bakanlığı mevzuatı da bu konuda asgari şartları ortaya koymaktadır. Bu değerlerin ışığında yapılan çalışmalar sonucu aktif terminal sayısı 700’ün üzerine çıkmıştır. Sistem odasında ana veri tabanı sunucularının dışında 10 civarında yardımcı uygulama sunucusu da aktif olarak çalışmaktadır. Daha önce, takviye edilmiş PC’den devşirme uygulama sunucuları kullanılırken bunlardan kaynaklanan sorunları tamamen kaldırmak üzere ayrı bir uygulama sunucusu ihalesi yapılarak bu konuda da standart bir yapı sağlanmıştır.

Kamuda mal ve hizmet alımının en önemli aşaması isteklerin ve değerlerin tanımlandığı “teknik şartname” hazırlığıdır. Çalıştığım kurumun ihtiyaçlarını tam olarak karşılayabilen, mevzuaata ve hakkaniyete uygun teknik şartnamelerin hazırlanmasında azami gayret sarf ettim. Bu konuda gerek kamu, gerekse özel kaynaklardan en fazla faydalanarak doğru ve gerekli teknik şartnamelerin derlenmesine çalıştım. Dileyen kamu kurumları ile teknik şartname paylaşımına değer verdim.

Teknik şartname ve ihale süreçlerinin ardından yeni gelen sistemlerin kurulumu da ayrı bir çalışma ve uzmanlık konusudur. Sistem yapılandırmalarının ideal değerlerde yapılması dikkatli bir çalışma gerektirmektedir.

Teknik şartnamelerin başarıyla hazırlanabilmesi için;

Teknik Şartname hazırlığında bizzat ve önemli ölçüde görev aldığım projeler ;

Belirli bir sayının üzerinde personelin çalıştığı ve intranet imkanının bulunduğu kurumlarda özel ve genel ihtiyaçların giderilmesi, ekonomik ve hızlı iletişimin sağlanabilmesi, temel ve değişken bilgilere her yerden erişimin olabilmesi için Personel Portal sitesi veya İntranet Kurumsal Sitenin kurulmasının oldukça yararlı olacaktır.

Çalıştığım dönemde, hastanedeki benzer ihtiyaçları gidermek için böyle bir proje başlattım. İntranet web sitesi 2007 yılı Mart ayı başında yayına başladı.

GENEL KULLANICI SAYFASI

KİŞİYE ÖZEL SAYFA

DUYURU-İLAN GİRİŞ SAYFASI

Personel portal sitesi ile sağlanan imkanlar kısaca aşağıdadır:

Personel eğitimlerini 2 temel açıdan ele alabiliriz:

1- Oryantasyon ve hizmet içi eğitimler,

2- Bilgisayar ve teknik eğitimler,

Oryantasyon ve Hizmetiçi Eğitimler;

İşe yeni giren personelin her şeyden önce kurumu ve kurumsal iş süreçlerini tanıması ve doğru algılaması şart olduğundan bu konuya özel önem vermeye çalıştım. Hastane içinde belli yetkinliği olan personeli eğitimci olarak ayrıca yetiştirdim ve yeni personelin bu eğitimciler tarafından hazırlanmasını sağladım. İşe alınırken yeterince analiz edilememiş ve uygunsuzluğu fark edilmemiş personel adayları özellikle bu aşamada ortaya çıkmaktadır. Hastane gibi özel ve yoğun hizmet akışının olduğu, yüksek risk altında, sağlık sorunları nedeniyle iyi iletişim kuramayabilen insanlarla birlikte çalışmanın gereklerinin iyi anlaşılmasına, her şeye rağmen hasta memnuniyetinin ön planda tutulması gereğine dair eğitim faaliyetlerine sürekli devam ettim.

Çok sayıda personelin bir araya gelerek toplantı yapılması her zaman sağlıklı ve mümkün olamamaktadır.Bu nedenle planlı toplantıların dışında da eğitim faaliyetlerine devam edilmelidir. Bu durumda birebir görüşmeler, görev yeri ziyaretleri, gözlem ve incelemeler ile personelin tamamı için oluşturulan mail grubuna mesaj gönderilmesi yaptığımız faaliyetler arasındadır.

Bilgisayar ve Teknik Eğitimler;

Bilgi işlem personelinin temel bilgi ve becerilere sahip olması beklenen bir durumdur. Ancak yeni uygulamaların faaliyete geçirilmesi ve hata paylarını düşürmek adına bilgisayar ve yazılım eğitimlerinin sürekliliği şart olmaktadır. Örneğin yeni bir yazılım modülü programcılar tarafından hazırlandığında öncelikle eğitim-destek personeli tarafından test edilmesi, varsa hatalardan arındırılması, ardından uygulamayı yapacak olan son kullanıcılara bireysel veya toplu eğitimlerin verilmesi gerekir.

Günümüzde sadece bilgi işlem personelinin hastane otomasyonu v.b. programları kullanması iş süreçleri açısından yeterli gelmemektedir. Her seviyede ve görevde değişik yoğunluklarda da olsa bilgisayar kullanımı artık zorunludur. Örneğin doktorlar için baktıkları hastaların tanı ve teşhis kodlarını seçmek ve bilgisayara işlemek veya işletmek muayene işlemlerinin ayrılmaz bir parçası olmuştur. Aynı şekilde hemşirelerinde kendi işleri açısından bilgisayar kullanımı gerekli olmuştur.

Hastanemizde bilgi işlem personeli dışındaki hastane personelinin öncelikle bilgisayar gibi altyapı ihtiyaçlarının tamamlanması için çalıştım. Eksiklerin giderilmesi yeterli olmadı. Sadece Bilgisayar vermek sorunların çözülmesi anlamına gelmiyor. Kişilere kullanabilecek bilgi ve becerilerin kazandırılması da gerekiyor. Bu konudaki ihtiyacı gidermek üzere 2006 yılı Ekim ve Aralık aylarında 2 ayrı grup halinde sorumlu ve normal hemşirelerdan yaklaşık 60 kişiye temel bilgisayar eğitimi kursu düzenledim. Böylece kişilerin görevlerini çekinmeden severek ve bilerek yapabilmelerini sağlamış oldum…

Kurumların faaliyetlerine devam edebilmek için ihtiyaç duydukları vasıflarda personelin kamuda yeterince bulunmaması nedeniyle zorunlu olarak hizmet alımı gündeme gelmektedir.

Hizmet alımına bir çok kurum başta temizlik ve güvenlik sınıflarında başlamıştır. 2000 yılından önceki dönemlerde hastane otomasyonları bugünkü haliyle aktif ve yaygın kullanılmadığından sınırlı sayıda personel ile hasta kaydı ve fatura gibi temel faaliyetler yapılmıştır. Bu iş için gerekli personel ise genellikle temizlik firması bünyesinde veya hastane yardımlaşma ve güzelleştirme dernek/vakıflarının mensubu olarak çalıştırılmıştır.

Temizlik firması v.b. isimler altında belli bir statüsü ve ekonomik seviyesi sağlanamadan çalıştırılan personelin çok verimli çalışamadığı, gerçekten iyi yetişmiş personelin ise ekonomik nedenlerle özel sektöre kaydığı bilinen ve yaşanan bir durum olmuştur.

Hastanede göreve başaladığım 2000 yılında mevcut olan 50 civarındaki personel vakıf bünyesinde çalışıyordu. Daha sonra 2002 yılından itibaren temizlik fiması adı altında çalışmaya başlandı. 2003 yılı sonlarına doğru Hastane Otomasyonunu geliştirme ve yaygınlaştırma çalışmalarına paralel olarak artan kalifiye personel ihtiyacını kendi içinde bütünlüğü olan özel bir yaklaşımla çözmek için proje geliştirdim.

Hastane yönetiminin katkı ve desteği ile o zamana kadar ülkemizde kamu hastaneleri içinde örneği bulunmayan bir yaklaşım sağladım. Buna göre yapılacak Hastane Otomasyonu ihalesi ile her türlü Bilgi İşlem ihtiyacının tek elden çözülmesini amaçladım.

Bu yaklaşıma göre;

yapılan tek bir ihale ile sağlanmıştır.

Bu şekilde tüm bilgi işlem ihtiyaçlarının derlenerek tek elden giderilmesi amaçlanmıştır. Nitekim öncülüğünü yaptığımız bu yaklaşım kamuda da yankı bulmuş diğer bir çok hastanenin model almasına neden olmuştur. Sağlık Bakanlığının en son 16 Ekim 2006 tarih ve 108 sayılı genelgesi ile bu durum tavsiye edilmiştir.

Daha önce kurum içi personel saygınlığı ve ekonomik seviyesi zayıf olan, hizmetli gibi algılanan bilgi işlem personelinin de tıpkı yardımcı sağlık personeli gibi önemli mesleki eğitimler aldığı ve hastane iş süreçleri arasında yadsınamaz bir yeri olduğu verilen statü ve ekonomik seviye ile tescil edilmiş oldu. Özel sektörde iş bulur bulmaz hastaneden ayrılan ve kendisine verilen emekleri zayi eden mutsuz personelin yerine hastanede çalışmak için oldukça ısrarlı girişimlerde bulunan, ekonomik olarak daha çok iyileştirilmiş ve kalitesi arttırılmış bir personel yapısının oluşmasında önemli görev aldım.

Temel bir seviyeyi sağladıktan sonra karşılığında daha verimli ve doğru çalışmayı bekleme hakkımızın olacağına inanıyorum. Personelin göreve başlamasından itibaren kurum içi görevlendirmelerinin sağlıklı yapılması, eğitimlerinin sürekli desteklenmesi, persormans takipleri, güvenlik kontrolleri, özlük haklarının güvencede tutulması gibi rutin çalışmaların aralıksız devam ettirilmesi gereklidir. Bu ve benzer konularda tam olarak hakimiyet kurabilmek ve sonuç alabilmek için orta ve üst seviyedeki yöneticilerin tam uyumlu çalışması, kurumsal prensiplerin yerleşmiş olması, hakkaniyetin ön planda tutulması mutlaka olmalıdır

Sağlık Eğitim Enstitüsü Tıbbi İstatistik ve Bilgisayar bölümünü okurken aldığım pedagojik formasyon eğitimi ve ardından 3 yıla yakın bir süre boyunca Kartal Sabiha Gökçen Anadolu Kız Meslek Lisesi Bilgisayar Bölümünde Öğretmenlik yapmış olmam eğitim ve sınav konusundaki yetkinliğimi ve deneyimimi oldukça arttırdı. Bu arada yaklaşık 5 yıl boyunca akşamları ve hafta sonları Asrın Özel Eğitim Kurumunda İlk Yardım ve Bilgisayar öğretmenliği yaptım.

2004 yılında yapılan Personel ve Bilgisayar Otomasyonu ihalesi sonunda hastanede farklı statüde bulunan 70 kadar Bilgi İşlem personelinin sayısını kısa süre içinde 150’ye çıkarmak gerekti. Bu çalışmanın adil bir seçimle ve kalifiye personelin istihdamını sağlamak için Başhekimliğin izni ile bir sınav düzenledim. Hastanede çalışmak üzere başvuran 300’ün üzerindeki istekli için bir sınav hazırladım. Hastane personelinin desteği ile sınavı yaptım ve komisyonlar kurarak sonuçların doğruve adil olarak belirlenmesini sağladım. Hastane yönetimi en yüksek puan alanlardan başlayarak ihtiyaç duyulan personelin seçimini yaptı.